Microsoft 365, 매월 꼬박꼬박 구독료를 내고 있지만 정작 우리가 쓰는 기능은 전체의 절반도 안 될 수도 있습니다. 괜히 비싼 요금제 쓰고 있는 건 아닐까요? 수십만 원 절약할 수 있는 가장 쉬운 방법은, 우리 회사에 맞는 플랜을 '제대로' 고르는 것뿐입니다.
지금부터 3분만 집중하면, 불필요한 비용을 줄이고 진짜 필요한 기능만 골라 쓰는 똑똑한 방법을 알게 될 겁니다.
우리가 잘못 쓰고 있는 Microsoft 365
최근 한 스타트업 대표님과 상담할 일이 있었습니다. 10명 규모의 기업인데, 직원 모두가 Microsoft 365 E3 요금제를 사용 중이더군요. 이유를 묻자 "그냥 다 되는 걸로 했어요"라는 답이 돌아왔습니다. 하지만 실제로는 Teams와 Word만 사용하고 있었고, 보안 기능이나 Power BI는 아무도 모르고 있었습니다.
이런 경우, Business Standard나 Basic만으로도 충분합니다. E3는 대기업용 고급 기능이 포함되어 있어 가격이 4~5배나 차이 나기 때문이죠.
많은 기업들이 비슷한 실수를 합니다. “비싸니까 좋겠지”라는 막연한 믿음이 불필요한 지출로 이어지고 있는 셈이죠.
Microsoft 365, 플랜은 이렇게 나뉩니다
Microsoft 365는 총 6가지 주요 플랜이 있습니다. 크게 개인용과 비즈니스용으로 구분되며, 각 용도에 따라 제공 기능과 요금이 다릅니다.
| 플랜명 | 월 요금 | 용도 | 주요 기능 |
|---|---|---|---|
| Personal | 8,900원 | 개인 | Office 앱 + 1TB 저장 |
| Family | 11,900원 | 가족 6인 | 6TB 저장, 가족공유 |
| Business Basic | 6,900원 | 소기업 | 웹앱, Teams, 클라우드 저장 |
| Business Standard | 15,100원 | 중소기업 | 데스크탑 앱 + 웹앱 |
우리 회사에 맞는 플랜은?
선택은 단순히 ‘기능 많음’이 아닌, ‘기능 활용도’에 따라 해야 합니다. 아래 항목을 기준으로 정리해보세요.
- 직원 수: 300명 이하이면 Business 시리즈, 그 이상이면 Enterprise 시리즈
- 사용 앱: Excel, Word만? → Basic / 데스크탑 앱도 필요? → Standard
- 보안 기능: 고급 보안, 데이터 통제 필요? → E3 또는 E5
결국 중요한 건, “우리가 실제로 어떤 기능을 쓰고 있는가?”입니다.
최대 75% 할인받는 숨은 방법
많은 사람들이 모르고 지나치는 절약 포인트도 있습니다. 예를 들어, 연간 결제 시 월 요금 대비 약 17%가 할인됩니다. 교육기관은 A1 플랜을 무료로 제공받을 수 있고, 비영리단체는 E3도 최대 75% 저렴하게 이용할 수 있죠.
또한, 무료 체험판을 활용하면 실제로 어떤 기능이 필요한지도 파악할 수 있어 플랜 결정에 도움됩니다.
Q&A
Q1. 직원 수가 적은데 E3 써도 괜찮나요?
A. 사용은 가능하지만 요금이 매우 비쌉니다. 실제 사용하는 기능을 먼저 체크하세요.
Q2. 비즈니스 플랜에서 개인용으로 전환할 수 있나요?
A. 전환은 가능하나 데이터 백업 후 진행해야 합니다. 일부 데이터는 이전 불가할 수 있습니다.
Q3. 무료 버전도 있나요?
A. 교육기관에는 A1 무료 제공, 일반인은 체험판(30일)을 활용할 수 있습니다.
Q4. 연간 결제는 무조건 유리한가요?
A. 중도 해지 시 환불 규정 확인이 필요합니다. 장기 사용 계획이 확실할 때 유리합니다.
